Gestão do tempo, talvez um dos modelos mais complexos de gestão e um dos mais úteis no nosso dia a dia.
Gerir tempo é complexo e por vezes enfadonho. Sempre temos a impressão ao tentar gerir que perdemos mais tempo em gerir do que em fazer algo, o que dá uma sensação de não conseguir imensa.
Gestão do tempo já foi tema do Verbo Break
Divido uma dica interessante de gestão de tempo, que pode ser usada tanto para estudos como para uso profissional no dia a dia, como forma de conhecer o tempo da tarefa:
Uma técnica simples e eficaz para conseguir cumprir prazos
Você tem dificuldade em terminar as suas tarefas no prazo? A lista de tarefas acumuladas está tão grande que você tem a sensação de que simplesmente nunca vai conseguir resolver tudo? A chamada Técnica Pomodoro pode te ajudar a sair desse ciclo vicioso e aumentar sua produtividade. Trata-se de uma ferramenta simples e eficaz para que você gerencie o seu tempo.
A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos nos primeiros anos de universidade.
Ele utilizou um timer daqueles de cozinha para organizar suas tarefas. O timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados, divulgou sua técnica em 1992.
Atualmente existem outros sites e aplicativos (Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc.) que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.
Como funciona
A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Em outras palavras, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais eficientes. Para colocá-la em prática você vai precisar de:
– Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva.
– uma planilha de tarefas (“to-do-tasks”).
– lápis e borracha.
Primeiramente você deve fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois, basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.
Quando o timer tocar (fim dos primeiros 25 minutos), faça um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo) e faça um breve intervalo de 5 minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa (ir ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café, etc). A cada quatro ciclos, faça uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar.
Esses intervalos entres os pomodoros são fundamentais para “oxigenar o seu cérebro” e aumentar a agilidade mental. Vale lembrar que essas medidas de tempo são as sugeridas no método clássico, mas nada impede que você encontre o seu próprio equilíbrio e período de descanso ideal.
Quais os resultados
Os objetivos dessa técnica estão ligados a diminuição da ansiedade e aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações. Ao anotar no papel o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas tarefas como também estabelecer metas para cada dia ou período de trabalho e e acompanhar seus resultados e avanços. Depois de alguns dias utilizando a técnica, você poderá notar alguns benefícios como:
1. Entender quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa.
2. Entender o que te distrai recorrentemente.
3. Descobrir quais são as principais interrupções no seu trabalho.
A técnica pode ser usada para organização de diversas tarefas, como longos períodos de estudo (vários concurseiros pelo país adoram essa técnica), atividades a serem desempenhadas em um dia de trabalho, projetos que precisam ser terminados, atividades domésticas, dentre outras.
Você está gerenciando bem seu tempo? Descubra como anda a sua gestão do tempo fazendo as seguintes reflexões: Você estuda/trabalha até ficar cansado ou realiza intervalos com frequência? Antes de começar, você faz uma lista com as tarefas a serem desempenhadas ou vai lembrando de cabeça? Você sabe quais as principais causas de interrupção do seu trabalho?
Você estima o tempo que gastará com determinada atividade e depois consegue conferir se foi eficiente? Você trabalha bem na corrida contra o relógio? A pressão te faz produzir mais ou te atrapalha?
Para que usa alguns tipos de softwares jurídicos, há possibilidade de uso do time sheet mesmo que não use para cobrar do cliente, mas apenas para administrar o tempo gasto na tarefa.
Quanto mais gerirmos o tempo, mais estamos aptos a ter mais trabalho que flui e menos retrabalho, bem como temos mais tempo para nós mesmos, pois apenas trabalhar não é sinônimo de sucesso.
